5 dicas para tornar o gerenciamento da sua folha de pagamentos mais eficiente
Sem dúvida, a folha de pagamento é uma parte importante e de grande influência na administração de uma empresa. As horas de trabalho e valores provenientes das atividades dos funcionários devem ter controle exato. E, com o crescimento da empresa e aumento do número de funcionários, a gestão deve acompanhar a maior demanda do processo. Pensando nisso, o Classe Contábil reuniu cinco dicas para você melhorar o gerenciamento da sua folha de pagamento e evitar complicações nas finanças.
Gestão acima de tudo
A folha de pagamento poderá ser o maior custo da empresa, então é essencial realizar uma gestão financeira eficiente. “Para um empresário, um dos maiores componentes de seu custo é a folha de pagamento. Nesse sentido, medir a produtividade da equipe e a qualidade de seus trabalhos é fundamental para manter a saúde do negócio. Então, ficar antenado quanto aos melhores recursos tecnológicos disponíveis no mercado seria uma das melhores dicas para os nossos colegas”, explica Jorge Pessoa, diretor da Person Consultoria.
Esteja atento às mudanças
Mesmo com a padronização de algumas informações, é importante estar sempre atento às mudanças que podem ocorrer na folha de pagamento. A todo momento ocorrem na empresa aumentos salariais e promoções. São muitos descontos e obrigações incidentes sobre a folha de pagamentos, como INSS, FGTS, IRRF, sindicato, vale-transporte, vale-alimentação e plano de saúde. Planeja-se com seu contador para não deixar passar nenhuma dessas alterações.
Faça previsão de gastos
Para evitar surpresas, prever e poupar valores é essencial. Além dos vencimentos mensais – acrescidos de encargos – não se deve esquecer de obrigações como 13º e férias, fazendo provisões para essa agenda: é interessante chegar na data com o montante já provisionado. Isso evita que se tenha que recorrer a empréstimos para cobri-las. “É comum encontrar situações de dificuldade financeira. Algumas empresas chegam ao final do ano sem condições de remunerar os contratados adequadamente. Nesse cenário, frequentemente, recorrem a empréstimos e juros altos”, lembra Luciana Machado, coordenadora dos Cursos de Graduação em Administração, Processos Gerencias e Gestão Financeira da Faculdade Fipecafi.
Faça uma boa gestão de RH
Estruture cargos e salários, gratificações, benefícios e os critérios para crescimento profissional na empresa. Com isso, será possível verificar quantos funcionários ocupam cada cargo, facilitando o controle dos gastos com pagamento de seus salários e benefícios. Além disso, tenha o controle dos desligamentos e contratações. “A visão das mudanças do quadro de funcionários deve ser clara e o setor de Recursos Humanos deve trabalhar próximo ao departamento financeiro, pois contratações e desligamentos alteram o fluxo de pagamentos”, explica Luciana, da Fipecafi.
Controle as horas trabalhadas
O controle das horas trabalhadas por cada funcionário é fundamental para que a folha de pagamento seja fiel à realidade. Portanto, é de extrema importância que se faça o registro das horas trabalhadas diariamente pelos colaboradores. “Monitorar a frequência deles, para que horas trabalhadas sejam remuneradas e ausências injustificadas descontadas, faz também parte do acompanhamento. Conforme a empresa cresce, um sistema de pontos pode facilitar o processo”, explica Luciana.
De acordo com a legislação trabalhista, toda empresa que possua em seu quadro de funcionários mais de 10 profissionais é obrigada a realizar o registro de ponto. O ponto pode ser registrado manualmente ou através de registros mecânicos ou eletrônicos.
Fonte: Portal Classe Contábil
