Fique de olho nos processos da sua empresa para aumentar a produtividade
Pensar na sua produtividade operacional significa refletir sobre como utilizar ferramentas da melhor forma possível e otimizar processos para aumentar a eficiência do seu negócio. Isso pode ser feito por empresas de qualquer tamanho e o primeiro passo é mapear os processos e o que é necessário para que eles se realizem conforme foram desenhados.
Atualmente existem softwares que fazem este mapeamento, usando diagramas e fluxogramas que ordenam tarefas envolvidas na produção e fornecimento dos serviços e produtos. Isso torna a estrutura da empresa e o papel de cada colaborador mais claros, facilitando a identificação de pontos fortes e fracos de cada processo.
Nesse mapeamento, sua empresa deve detectar gargalos — quando falta algum insumo, produto ou informação em alguma etapa, impedindo a sequência de tarefas —, desperdícios e possibilidades de automação — identificar atividades manuais e/ou repetitivas que poderiam ser realizadas por equipamentos e softwares.
Outros aspectos que influenciam na sua produtividade operacional e que devem estar em ordem dentro da sua empresa são:
1- Softwares e equipamentos atualizados
Mantenha todos os seus programas e equipamentos sempre em suas versões mais atualizadas e em dia com a manutenção. Se eles não estão funcionando da melhor forma, com certeza comprometerão a eficiência dos processos e prejudicarão os resultados finais.
2- Sistema unificado de armazenamento
Serviços de armazenamento em nuvem, como o Google Drive, por exemplo, estão cada vez mais comuns e são muito úteis, pois unificam o local onde dados e arquivos são colocados. Manter todos os documentos em um único lugar é um fator que aumenta a produtividade, visto que facilita o acesso, evita documentos duplicados ou versões em excesso, sem falar que eles podem ser acessados remotamente.
3- Ferramentas de gestão de tarefas
Alguns softwares de gestão de atividades como o Run Run It, Trello ou Asana permitem que colaboradores listem suas tarefas e cronometrem o tempo gasto com cada uma delas. A análise dessas atividades ajuda a empresa a perceber gargalos, desperdícios e redirecionar esforços para outras prioridades.
4- Crie regras para reuniões e e-mails
Dois dos elementos que mais causam perda de tempo e criam entraves para a produtividade operacional são reuniões e e-mails desnecessários. Claro que eles são úteis em muitos casos, mas quando perdem o propósito e são usados indiscriminadamente, afastam a empresa dos resultados. Deixe claro em quais casos é necessário ou não enviar um e-mail ou marcar uma reunião: você pode determinar que reuniões presenciais só são necessárias para decisões importantes, enquanto outras solicitações podem ser feitas por e-mail; ou que qualquer pedido importante deve ser documentado por e-mail, mas aqueles mais simples e urgentes, podem ser feitos por telefone.
Essas são apenas algumas formas de otimizar a produtividade nas suas operações. É possível potencializar a eficiência em todas as áreas, como atendimento, vendas, finanças e outras.
Fonte: Serasa Experian
